1. Wie is verantwoordelijk?
BolScan is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens binnen de app en website. Voor privacyvragen, verzoeken of klachten kun je mailen naar support@bolscan.nl.
2. Welke gegevens verwerken we?
Accountgegevens
Naam, e-mailadres, wachtwoord-hash, verificatiegegevens, reset-tokens, sessies en apparaten waarop je bent ingelogd.
Abonnement en facturatie
Pakket, abonnementsstatus, looptijd, factuurgegevens, betaalstatus, Mollie-referenties en factuurnummers.
bol.com API-koppeling
Naam van de koppeling, versleutelde Client ID en Client Secret, tijdelijke access tokens, laatste sync en technische foutmeldingen.
Scan-index
Ordernummer, track & trace-code, vervoerder en noodzakelijke datums zodat een gescand label snel aan een order gekoppeld kan worden.
Scanresultaten
Gescande waarde, tijdstip, gevonden/niet gevonden, gekoppelde order, waarschuwing bij meerdere producten of aantallen.
Technische gegevens
IP-adres, browser, apparaat, serverlogs, foutmeldingen en beveiligingslogs om de app te laten werken en misbruik te voorkomen.
Site-analytics
Pageviews, demo-acties, sessie-ID's en IP-adressen. Dit is alleen zichtbaar in het afgeschermde admin-dashboard, zodat we echte bezoekers kunnen onderscheiden van eigen testbezoeken.
3. Waarvoor gebruiken we gegevens?
We gebruiken gegevens voor deze doelen:
- een account aanmaken, inloggen en ingelogde apparaten beheren;
- bol.com API-gegevens veilig opslaan en orders/labels kunnen koppelen;
- labels scannen en de juiste order, producten, aantallen, prijs, EAN en REF tonen;
- abonnementen, betalingen en facturen verwerken;
- support geven en technische problemen oplossen;
- begrijpen welke publieke pagina's, dashboardpagina's en demo-onderdelen worden gebruikt;
- fraude, misbruik en beveiligingsproblemen voorkomen;
- voldoen aan wettelijke administratie- en belastingverplichtingen.
4. Grondslagen
We verwerken gegevens alleen als daar een geldige reden voor is:
- Uitvoering van de overeenkomst: om BolScan te leveren, inloggen mogelijk te maken, scans te verwerken en abonnementen te beheren.
- Wettelijke verplichting: voor administratie, btw, facturen en bewaarplichten.
- Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, foutoplossing, fraudepreventie en verbetering van de dienst.
- Toestemming: voor optionele cookies of toekomstige marketing/analytics die niet noodzakelijk zijn.
5. bol.com gegevens en productinformatie
De bol.com Client ID en Client Secret worden versleuteld opgeslagen. Het secret wordt na opslaan niet opnieuw volledig getoond. Tokens worden alleen gebruikt om namens jouw account gegevens op te halen die nodig zijn voor de app.
Tijdens de sync bewaart BolScan zo weinig mogelijk: vooral ordernummers en track & trace-codes. Productregels, afbeeldingen, prijs en extra orderinformatie worden zoveel mogelijk pas opgehaald wanneer je echt scant.
6. Bewaartermijnen
Order- en labeldata
Maximaal 60 dagen, tenzij een kortere periode technisch mogelijk is of wettelijke verplichtingen iets anders vragen.
Scanlogs
Maximaal 60 dagen, zodat je recente scans kunt terugzien en fouten kunt controleren.
Account
Zolang je account bestaat. Na verwijdering wissen of anonimiseren we gegevens waar dat kan.
Facturen en administratie
Volgens de wettelijke bewaarplicht voor administratie, meestal 7 jaar.
Beveiligings- en analyticslogs
Niet langer dan nodig voor beveiliging, foutoplossing, misbruikonderzoek en het meten van sitegebruik.
Backups
Worden periodiek overschreven. Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk nog in backups staan tot de normale rotatie is verlopen.
7. Delen met derde partijen
We verkopen geen klantgegevens. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor BolScan of wettelijk verplicht is. Denk aan:
- hosting, database, back-ups en serverbeheer;
- e-mailprovider voor verificatie, wachtwoordreset en supportberichten;
- Mollie voor iDEAL, SEPA-incasso, betaalstatussen en betaalreferenties;
- bol.com Retailer API voor het ophalen van order- en shipmentgegevens;
- boekhouding of administratie wanneer dat nodig is voor facturen en belasting;
- overheidsinstanties als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder HTTPS, versleutelde opslag van bol.com credentials, wachtwoord-hashing, httpOnly sessiecookies, toegangscontrole per gebruiker en het vermijden van secrets in logs.
Geen enkel systeem is volledig risicovrij. Meld een beveiligingsprobleem direct via support@bolscan.nl, dan pakken we dit met prioriteit op.
9. Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking. Je kunt ook toestemming voor optionele cookies intrekken.
Stuur je verzoek naar support@bolscan.nl. We kunnen vragen om je identiteit te bevestigen, zodat we geen gegevens aan de verkeerde persoon geven. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Cookies en lokale opslag
BolScan gebruikt noodzakelijke cookies voor login, beveiliging en cookievoorkeuren. Scannerinstellingen kunnen ook in lokale opslag op je apparaat worden bewaard. Niet-noodzakelijke cookies gebruiken we alleen na toestemming. Lees meer in het cookiebeleid.
11. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer de app, wetgeving of gebruikte diensten veranderen. Op deze pagina staat altijd de nieuwste versie met datum.